Gestire in modo semplice e sicuro le PEC aziendali ora è possibile

controllo di gestione in aziendaLa PEC è uno strumento altamente utilizzato nelle aziende, in quanto permette di attribuire ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così il non ripudio.

Sono molte le realtà per cui l’attivazione della PEC è obbligatoria, professionisti, società, ditte individuali e pubblica amministrazione. Ma gli strumenti tradizionali come i client di posta o i webmail non sono adeguati per rispondere alle esigenze di un così ampio target che ne mette sempre più in discussione l’usabilità e la praticità.

Per rispondere a questa esigenza nasce PEC organizer, un software concepito e sviluppato appositamente per la gestione dei messaggi PEC che consente alle aziende di tutelare il proprio patrimonio documentale e la corrispondenza a valore legale.

controllo di gestione in azienda

Il valore aggiunto di PEC organizer è orientato su cinque assi principali:

  • Risparmio di tempo con l’abbinamento automatico messaggio-ricevuta.
  • Protezione delle PEC da accessi indesiderati e tracciamento delle attività delle persone.
  • Ricerca di qualunque PEC anche vecchia con l’indicizzazione basata su metadati.
  • Gestione semplice di invii massivi e personalizzazione di invii circolari.
  • Tutela del patrimonio PEC con l’archiviazione e la conservazione sostitutiva.

Nello specifico con PEC organizer è possibile centralizzare ed amministrare facilmente tutte le PEC utilizzate attraverso una piattaforma unica e centralizzata, migliorare il controllo di tutti gli account con la possibilità di configurare qualsiasi casella mail di qualsiasi provider e velocizzare la gestione degli invii e degli esiti grazie all’interfaccia user friendly ed all’elevata personalizzazione dei servizi e delle notifiche.

Allo stesso tempo è possibile mettere al sicuro le PEC da letture, perdite e cancellazioni indesiderate attraverso l’accesso con Active Directory o utenti stand alone. È inoltre possibile, grazie alla funzione di visualizzazione dei log, la tracciatura e lo storico di tutte le operazioni eseguite.

Per quanto riguarda l’archiviazione, PEC organizer ti consente di salvare le PEC in un unico server e di utilizzare un motore di ricerca avanzata con filtri e categorie, ed è anche possibile certificare la procedura di archiviazione con un processo di conservazione digitale a norma di legge.

Infine PEC organizer semplifica il flusso di lavoro attraverso:

  • Creazione e personalizzazione dell’iter di smistamento messaggi.
  • Associazione e collegamento diretto della posta inviata alle ricevute di ritorno.
  • Tracciatura delle attività eseguite sui singoli messaggi.
  • Visualizzazione facilitata del flusso di distribuzione e delle prese in carico.
  • Possibilità di importare e gestire rubriche esistenti.
  • Integrazione con sistemi gestionali e altri software attraverso la funzione web services.

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